批評時要注意以下幾個前提。
1. 注意場合
批評時應考慮時間、場合和機會。假設一位管理者帶著部下到顧客那裏去訪問，當管理者發現部下在言談舉止上存在問題時，就不能當著顧客的麵提出批評。這時候，最重要的還是要用高明的談話技巧，把部下的缺點掩飾過去。當沒有旁人的時候，在車上或回程的路上對部下提出批評，是絕妙的時機。
2. 對事不對人
有人批評他人時總是說：“從你做的這件事就能看出你這個人怎樣。”這是批評之大忌。批評時，隻能針對事情，而不能針對個人的人格、品性，拿事來說人。
比如可以這樣說：“小薑，根據往常的經驗我知道，你不至於犯這種錯誤，是否有什麼原因使你這次沒有做好充分準備？”這種氣氛有助於使對方認識到你不是在攻擊他的人品，不是批評他這個人，而是批評他的某項工作或某件事情。你把批評指向他具體的工作，就無損於他的整個自我形象。這種批評建立在友好的氣氛中，使對方感到無拘無束，欣然接受。用這種方法，在指出他人錯誤的同時實際上誇獎了他，使他得以重新樹立自我形象。
3. 先讚揚，後忠告
批評的最終目的不是要把對方壓垮，不是整人，而是為了幫助他成長；不是去傷害他的感情，而是幫他把工作做得更好。
有的成功人士之所以善於運用批評，就是他們能采取先揚後抑的方式。比如：“小張，你的調查報告寫得不錯，你肯定下了不少工夫。同時，還有一個重要的問題你要注意涉及……”；“小李，自從你調到這個單位來之後，你表現不錯，對你取得的成績，我非常讚賞。就是有一點我覺得可以做得更好，我也相信你一定願意改正的……”如果對方需要得到忠告批評，要從讚揚其優點開始。這種方式就好像外科醫生手術前用麻醉藥一樣，病人雖然有不舒服的感覺，但麻醉藥卻能消除痛苦。
從讚揚開始，以忠告結束批評，問題也解決了，感情也沒受到傷害，真是奇妙的方法。
4. 縮小批評的範圍
人們犯錯時，受不了的是大家對他群起而攻之，因為這傷害了他的自尊，他也許會承認錯誤，但無法接受這種批評方式，這將使他對領導、對同事充滿敵意，一旦有機會，將以牙還牙。
如果我們希望自己的批評取得效果，就絕不能使別人反對自己。我們的目標是取得一些好的效果，或者使對方回到正確的軌道上來，而不是去貶低他的人格。即使你的動機是高尚的，是真心誠意的，也要記住，對方的感覺也在起作用。當其他人在場時，哪怕是最溫和的方式也可能引起被批評者的怨恨，不論是否辯解，他已感到他在同事或朋友麵前丟了麵子。
對於一些過失，隻要他認識到錯了，就沒有必要當著眾人的麵要求他作出公開檢討，而隻要在你的辦公室裏麵對麵跟他談，就足以使他反省了。任何具有上進心的人都不願犯錯誤，從他個人角度來說也是如此，何況我們的目的隻是為了讓他改進工作，而不是貶低他的人格。
5. 不要新賬舊賬一起算
話說三遍淡如水。要想對一個已知的過錯引起注意，一次提醒就足夠了，批評兩次完全沒有必要，而三次就成了糾纏。如果你被引發提起過去不愉快的事，或改頭換麵地重談過去已犯的錯誤——揭人瘡疤，會令人不舒服。除非他又重犯類似的錯誤，否則，無緣無故地挑刺兒，他就會認為你對他抱有成見，或者別有用心。要記住批評目標：使這方麵的工作得以改進，順利地完成任務。一旦這種錯誤得到糾正和解決，就忘掉它。一次批評，一次提高。當對方接受批評、取得了一定的進步時，他就已經在新的起跑線上。
批評不是存款，時間越久，利息越多。總是翻閱老賬，嘮叨個沒完，於事沒有絲毫的幫助。
批評別人時，宜“就事論事”，不要新賬舊賬一起算。在交談結束時，說幾句“我相信你會從中吸取經驗教訓的”諸如此類勉勵的話，就會讓人覺得這不是有意打擊，而是變失敗為成功之母，不失為一次有益的經驗。這樣想過之後，他會鼓起精神，更加踏實地投入工作。
批評的四大內容
蘇聯電影《列寧在1918》中有這樣一個情節：
蘇聯社會主義文學的奠基人高爾基，由於他對反動的資產階級知識分子的本質認識不足，懷著過於慈善的心腸來找到列寧論理，說不能鎮壓知識分子。列寧巧妙地借一位工人的話說，如果不鎮壓那些頑固堅持反動立場、替沙皇作幫凶的知識分子，蘇維埃政權就一天也不能維持下去。列寧的勸說既有說服力，態度又誠懇，高爾基心悅誠服了。他臨別時還對列寧說：“列寧同誌，您真行，批評了人，還讓人高高興興地走。”
怎樣才能像列寧那樣，做到批評使人口服心服？批評時該說些什麼？又該怎麼說呢？這就涉及批評的內容。
批評的內容有以下幾個方麵。
1. 批評要有針對性
批評之前認清批評是針對哪一種行為的，不要把話說得太籠統，避免使對方無端受到冤枉或產生猜疑。如某大學的一名班幹部批評一位同學，可有兩種說法：
①你怎麼一點也不關心集體。
②你已經有兩個月沒做值日生了。
我們可以比較一下，這兩個都是批評句子。
①句說得太籠統，而且把對方說得一無是處，全盤否定人。說話籠統，也就不夠確切了。對方可舉例反駁：“我怎麼一點也不關心集體，上次秋遊活動我不也參加了嗎？那天班級拔河比賽，我不也在啦啦隊裏嗎？”這樣一來，就會引起新的矛盾。
②句就比較好，沒有用“一點也”這樣絕對的話，就事論事，向對方指出一件確有其事、又是不應該的行為。受批評的人不認為是受了不公平的攻擊，就容易心平氣和地接受意見。
2. 衡量改正的可能性
如果在公共汽車上有人踩了你一腳，如果你的未滿10歲的女兒把飯碗打破了，這些事應不應批評？這些事都不能動輒批評。別人踩了你，是因為公共汽車太擁擠；女兒打破碗是因為不小心，對這些都應采取寬容、安慰的辦法。
認清了要批評的那件事，在批評之前還必須衡量一下對方是否有能力、有條件改正到你所要求的程度。
美國著名職業籃球明星巴特利，他的個人籃球技術是非常出眾的，但他對別人的失誤就缺乏耐力，見同伴失了一個球，就怒氣衝衝地衝著對方說：“每次都是你，害得我們輸了球”。凡與巴特利同隊一起打球的人，都覺得他“老是在批評別人，像一位完人一樣看不慣別人”。最後，巴特利眾叛親離，淒涼地隱退了。
巴特利這種批評是不明智的，倒是他應該自問：“我是不是也有責任？何況人家已盡了力，怎麼能拿別人當出氣筒呢？”這樣一問，就會知道自己批評不妥，以後遇到這種情況，批評的話就不會衝口而出了。
3. 指出“錯”時，也指明“對”
大多數的批評者是把重點放在指出對方“錯”的地方，但卻不能清楚指明“對”的應怎麼做。必須仔細想過後，才能明白你究竟要對方怎樣做，該怎麼把話說出來。有的人批評人家說：“你非這樣不可嗎？”這是一句廢話，因為沒有實際內容，隻是純粹表示個人不滿意。
又如一位丈夫埋怨妻子說：“家裏一團糟，又有客人要來，你怎麼隻管坐在那兒化妝？”這種話也不會起作用，它隻說了一半。到底期望妻子怎樣做，一句也沒有提。應該這樣說：“客人要來了，你幫我去買點青菜和水果，然後將客廳裏的報紙收拾一下，好嗎？”
說明要求人應做的事，其實是指示對方改正的方向，讓對方從另一個角度來接受批評的內容。
一位車間主任批評一位青年工人說：“你最近比較散漫。”青年工人聽了手足無措。這裏，車間主任該說清楚是指上班遲到，還是沒有參加技能培訓等。
另外，為提高批評的效率，應該“不說我們不滿意的，隻說我們讚成的”，這樣可以起到積極的作用。例如：
一位剛剛搬到新宿舍區的青年人向居民委員會的主任提意見，抱怨這兒摩托車保管站的服務態度太差勁。這位主任及時地把意見轉告了保管站的保管員。幾天以後，這位青年人又送摩托車到保管站，保管員笑臉迎接，主動把他的摩托車安放好，並問他還有什麼要求，使這位青年大為感動。
事後他才知道，居委會主任向保管員說：“新來的青年人對你的服務特別滿意，還要感謝你。”
“真正懂得批評的人著重的是‘正’，而不是‘誤’”。這是英國18世紀著名評論家約瑟·亞迪森的名言。
4. “你懂得我的意思嗎？”
批評人的話語，一定要讓受批評者聽懂，否則隻是對牛彈琴。常常聽到夫妻倆之間的埋怨：“我們倆總合不到一塊兒。”這句最普通的埋怨話，可能被對方誤認為是要“離婚”。
如果想求證對方是否聽懂你的意思，最簡便的方式就是問一問：“你懂我的意思嗎？”然後聽聽對方口中說出來的是否是你的本意。可惜大多數人忽略了這一點。問一問對方是否同意你的看法，也是批評別人時可以采取的溝通方式之一。能開口問，起碼排除了對方沉默、生悶氣的可能，如能坦然地提出異議，解決問題就有希望了。
因為能明白對方還有哪些問題未想通，或自己有什麼講得不準確的，可以作更深一層次的探討。
批評的十三種方式
行動失誤、辦了錯事的人，常有保衛其自我尊嚴的傾向，如果有人再以權威者的姿態出現，指責他的想法不夠高明，行動不夠周密，他的尊嚴將更感受威脅。這時防衛傾向會更增強，充耳不聞乃是極自然的反應。有鑒於此，我們在勸說別人的時候，就得多加注意，不要輕易讓“你錯了”說出口，尤其是不要強迫人家當麵承認錯誤，而是采取一些溫和委婉的方式，巧妙地暗示他錯在哪兒。
批評有如下十三種方式。
1. 安慰式
年輕的莫泊桑向著名作家布耶和福樓拜請教詩歌創作技巧。兩位大師一邊聽莫泊桑朗讀詩作，一邊喝香檳酒。布耶聽完說：“你這首詩，句子雖然疙裏疙瘩，像塊牛蹄筋，不過我讀過更壞的詩。這首詩就像這杯香檳酒，勉強還能吞下。”這個批評雖嚴厲，但留有餘地，給了對方一些安慰。
2. 勸告式
東漢名臣楊震，才高學絕，時人譽為“關西孔子”。他為官清正廉潔，不受私請，曾官至司徒、太尉。