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正文 第21章 被動蠻幹不取巧——老實人的職場狀態(2 / 3)

老實人真要把小事做成大事並不那麼容易,因為任何大事都是具體操作和長遠眼光完美結合的產物。英語中有句格言:Think?big,do?small,意思是“從大局著想,從細節做起”,形象地說明了小事和大事的辯證關係。一般來說,成功人士都具備以下三個做事特點:一是願意從小事做起,知道做小事是成大事的必經之路;二是胸中有目標,知道把所做的小事積累起來的最終結果是什麼;三是有一種精神,能夠為了將來的目標自始至終把小事做好。而失敗的老實人在生活中往往忽視了這些,與那些能夠改變其人生的機會擦肩而過。

機會就像人的天資稟賦一樣,它隻提供一個機緣,一個條件,一種可能。最有希望成功的人,並不是才華出眾的人,而是善於利用每一次機會並全力以赴的人。

老實人要忙到點子上

人們往往用“事半功倍”和“事倍功半”形容一個人辦事效率的高低。

為什麼老實人每天拚命學習,每天總有幹不完的活,加不完的班,卻沒什麼進步?

在今天競爭日益激烈的社會,誰能夠大幅度提高自己做事的效率,誰就能在最短的時間內,成功登上事業的頂峰,成為真正的成功者,因此,我們應當試著提高自己的做事效率,讓生命更有價值。

我們為實現自己的夢想所做的事情不正像組織一次次進攻嗎?我們花時間和精力在上麵,目標就是完成進攻,實現得分。如果把有效性扔在腦後,那麼效益何來?我們需要的不是簡單的完成任務,而是要把工作做到點上,讓每一次辛苦努力都不白費。

另外,在做工作時,一定要了解所要達到的目的。在時間和精力都很有限的情況下,讓結果取得最大化。時間專家尤金·葛裏斯曼的經曆足以證明這一點。

在尤金·葛裏斯曼當上一所大型大學院校的係主任之後,一個全國性的科學機構邀請尤金·葛裏斯曼在他們的年度會議上發表論文。他以為這是有關政治方麵的事,於是就答應了這個要求,並花了相當多的時間準備,但發表會的結果卻令人大失所望。出席會議的就是參與這個計劃的那些人,總共四個。經過這次教訓,當天尤金·葛裏斯曼便下定決心絕不再輕易答應任何事情。不久之後,同一個機構又請他將當時發表的內容寫成一篇論文,刊登在他們沒有人看的期刊上,他拒絕了。而學校中有許多老師年複一年地這樣寫論文、發表論文,也規規矩矩地將這些活動列在他們的履曆表上。

有人認為,這些人至少做了點事情,總比什麼都沒做好。事實上,當他們以為自己在做一些事情時,其實什麼也沒有做,甚至比什麼都沒做更糟。

跟窮忙、瞎忙說“拜拜”,關鍵在於形成良好的習慣,要注重質量而不是一味追求數量,逐漸形成追求高效能工作的思維之後,你會發現自己比原來輕鬆了很多,收獲也比原來更多。

威廉·詹姆斯曾說:“明智的藝術就是清醒地知道該忽略什麼的藝術。”不要被不重要的人和事過多打擾,因為“成功的秘訣就是抓住目標不放”。

巴拉姆擔任北歐航聯下屬一家旅遊公司市場調研部主管和公關部經理時,針對旅遊中機票太貴、遊客較少,而航聯公司的飛機又有大量空座浪費的情況,製訂了分時機票價格,大大降低了機票平均價格,吸引了眾多旅客,還保住了航聯公司的資源。兩年後,這家中等規模的旅遊機構發展成瑞典一流的旅遊公司。

在富蘭克林報社前麵的商店裏,一位猶豫了將近一個小時的男人終於開口問店員:“這本書多少錢?”

“1美元。”店員回答。

“1美元?”這人又問,“你能不能少要點?”

“它的價格就是1美元。”沒有別的回答。這位顧客又看了一會兒,然後問:“富蘭克林先生在嗎?”

“在,”店員回答,“他在印刷室忙著呢。”

“那好,我要見見他。”這個人堅持一定要見富蘭克林。於是,富蘭克林被找了出來。

這個人問:“富蘭克林先生,這本書你能出的最低價格是多少?”

“1.25美元。”富蘭克林不假思索地回答。

“1.25美元?你的店員剛才還說1美元呢!”

“這沒錯,”富蘭克林說,“但是,我情願倒給你L美元也不願意離開我的工作室。”

這位顧客很驚異。他心想,算了,結束這場自己引起的麻煩吧,便說:“好,這樣,你說這本書最少要多少錢吧。”

“1.5美元。”

“又變成1.5美元?你剛才不是還說1.25美元嗎?”

“對,”富蘭克林冷冷地說,“我現在能出的最好價錢就是1.5美元。”這人默默地把錢放到櫃台上,拿起書出去了。

養成利於工作的好習慣。老實人經常會有這樣的感覺:每天一進公司門就開始忙個不停,一會兒幹這個,一會兒幹那個,而同事看起來總是從容不迫。更讓他心理不平衡的是,到月底工作量統計出來,自己的還不如同事的高。

工作中一定要懂得將工作分類。從事事務型的工作,不用太動腦子,隻要按照熟悉的流程或程序做下去就可以,而且不怕被幹擾和中斷。如收發E—mail、寫信、填寫工作報表、備忘錄等,這些例行公事、性質相近的事情集中在同一時間段處理,即使在精神狀態不佳的情況下也能完成。

而對於那些需要集中精力、一氣嗬成的思考型工作,則謹慎對待,在做之前進行充分的思考,苦思之後,靈感閃現,這時安排在精力旺盛、思路敏捷,而且不易被幹擾的時間段集中去做。通常晚上九點以後,夜深人靜的時候,為自己泡上一杯咖啡,整理一天的工作報告。

人每天要處理的工作無非有兩種:事務型和思考型。如果將所要做的工作這樣劃分,區別對待,就會收到事半功倍的效果。這種做法不僅使自己的工作效率大大提高,而且使自己擁有了更多的業餘時間享受工作之外的精彩生活。

情緒好壞往往會影響到工作狀態,成大事者要求自己盡量不要把一些不好的情緒帶進工作裏,當然誰也不可避免遭遇氣憤、低落的時刻。這時,他們會閉上眼睛幾分鍾,告訴自己:“隻要不發作,就又戰勝自己了。”或者到洗手間重新化個妝,洗把臉。能夠管理自己的情緒,也就意味著走向成熟。

好習慣的養成,常常有助於工作效率的提高。當然,保證工作效率的最佳方法就是專注。

老實人要對時間進行管理

做事不要針對每一件事立刻埋頭苦幹,而要先想想達成目標最有效率的方法,然後一鼓作氣,走最短距離達到目標。

楊女士有位同事,為人比較隨和,別人有事情都找他。打份文件、做個表格……甚至電話響了,也要他接,結果自己的工作被一拖再拖,上司一催再催,被罵了好多次,他現在已成了公司的“加班專業戶”。

這位同事就是典型的老實人,其實他完全可以說“NO”的。在工作中維持“老好人”形象、令所有人滿意是不可能的。“先掃自己門前雪,再管他人瓦上霜”。聰明人會采取婉轉、迂回的方式,譬如“下班後我來幫你好嗎?”

當你正專注於手頭的工作時,突然同事找你幫忙處理一些文件,如果放下手頭的工作,思緒就被打亂,有可能要重新再來,工作效率顯然就不會高。這時你要學會巧妙地說“No”,否則整天糾纏於幫別人處理事情當中,非但自己的工作完成不了,還有可能出力不討好。

小王是一個經常煲“電話粥”的高手。讓人渾身起“小米”的親昵的稱呼聲,以及老公孩子的婆婆媽媽的瑣碎事,她就能嘮嘮叨叨地講個沒完。這個時間以及之後的一段時間,她也很難幹好自己的工作。最遭殃的是在一旁的同事,每次打開電腦準備工作時,身旁就傳來打電話的呢喃聲,弄得心煩意亂、坐立不安,更談不上什麼工作質量了。

失敗的老實人要學會給自己立個規矩,比如工作中有私人電話打進來,應長話短說。這樣的目的就是盡量不打斷自己的工作進程,讓自己在盡量短的時間內完成任務。

一個真誠的問候,一個聚會的邀請,都會成為繁忙工作中的小插曲,調節緊張的神經。但是如果頻頻接聽私人電話,而且交流個沒完,不僅影響自己還會影響他人。

有條理才能有效率。公司職員小黃隨身攜帶的必不可少之物就是一個工作本,上麵密密麻麻地寫著自己的工作安排。每月之末,她會抽出一定的時間思考下個月的工作重點和計劃安排。製定工作計劃,關鍵是分解目標,把製定的月目標分解到周,一周的目標再分解到每一天。也許這看上去是一個很龐大的、完不成的工作目標,但經過這樣層層分解後,結果發現,實現這個目標其實並不是很難。這樣工作起來才不會感到有很大的壓力。

在這裏需要指出一種錯誤的理解,製定工作計劃不是給自己施壓,是為了讓自己記住該做的事。每天麵對大量工作,誰都不免產生“丟三落四”、忙而無序的狀況。如果會工作,養成定時做計劃的習慣,其效果是大大不一樣的。

據統計,一般公司職員每年要把六周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上麵。這意味著,每年因不整潔和無條理的習慣,就要浪費近13%的工作時間。

能夠養成有條理的習慣,還有另一層意思,就是善於尋找自己的“生理節奏”。

時間用得不適當很少隻是涉及某一特定事件,它通常是一種根深蒂固的行為模式的一部分。改變行為模式有兩種方法:

一種是強迫自己遵行新的行為模式,直到這種模式生根為止;另一種是利用獎勵辦法逐漸“形成”一種新的行為模式。

老實人要徹底改變自己的行為模式,使自己能夠正確評估出進度。

對大多數人來說,任何事後可以使我們感到愉快的行為,往往會鼓勵我們努力去做,而且更可能再度去做。你可以從別人那裏得到鼓勵,但是你也可以給自己某種獎賞鼓勵自己。例如,拒絕一項不重要而且又耗費時間的要求等。這種獎賞可能微不足道,但隻要能使你覺得愉快就行了。它可以是實物——一片口香糖、一杯水、一些點心;也可以是允許自己做某一件事情——休息一會兒、早一點下班,或買一雙鞋子等等;也或者是你每次向正確方向走一小步的時候,在心中的自我撫慰。

在棒球比賽裏,勝利不是取決於安打數目,而是取決於跑回本壘的次數。隻跑到三壘,並不能因為跑了四分之三的路程而得分。

工作也是這樣,能夠開始當然很好,繼續做下去也不錯,但是不到完成,你就不算做了你開始做的事情。很多人有把一件工作“做了一會兒”又放在一邊的習慣,還欺騙自己已經完成得很不錯了,實際上卻是典型的“爛尾樓”而已。

當然,如果工作範圍太大而不能一次做完,這項建議就不適用。那該怎麼辦呢?

很簡單,用“各個擊破”法,把這件工作分為許多小而可以掌握的工作(最好用文字寫出來),然後指定自己把一項小工作完成之後才停下來。那麼,在你把這種工作放在一邊的時候,就不會覺得留下太多的紊亂頭緒,而會覺得完成了這件工作的一個階段,而且隨時都可以再做下一步小工作。

例如,你有一份很長的報告要寫,就要避免“一次隻做一個小時左右”的安排,而要指定你自己先寫好大綱,或做好調查研究,或寫下引言。做好了這一步,你把它放在一邊就可以有完成某一件特定事情的感覺,並且清楚地知道你下一步該做什麼。下一次再做的時候,你不需要再重新理出頭緒,也就不會有心智阻礙。

把工作分成許多小工作,你就會養成所謂的“強製完成”的良好習慣,這會為你每天省下很多時間。

如果拖延是你的問題,那你就不能再拖延著不去做了。

另外,一件大工作,“片段”的數目可能會很多,就需要列出一份工作分段表。要訣是使每一件小工作簡化便捷到可以在幾分鍾之內做好。然後在交談與交談之間,或在等電話的幾分鍾,解決一兩項“立即可以做好”的小工作。沒有這張工作分段表,你可能永遠不會著手做這件大工作。

請記住:這件大工作的第一片段——第一件可以立刻做好的小工作——就是用“文字”列出這件大工作所涉及的許多小步驟。

隻要動點腦筋,任何事都可以迎刃而解。

還有一種是基於認識到我們不能立刻采取行動,並不是因為這件工作有什麼特別的困難,而是我們已經養成了拖延的習慣。拖延很少有特定原因,它是一種根深蒂固的行為模式。如果我們能夠改變思考習慣,這種問題往往也能迎刃而解。

對很多人來說,改變一種根深蒂固的習慣是一件痛苦的事。他們已經努力過好多次,完全利用意誌力量改變習慣,但是都失敗了。其實這並沒有那麼困難,隻要你用對方法。

要用精力最好的時間做最重大的事,而用精力不好的時間做較不重要的事情,這樣才能體現真正高效,並且能讓你保持能量,節省體力,節約時間。

每個人都有自己的生理節奏,符合它便事半功倍,否則必然事倍功半。

牢記重點是什麼。在工作中,老實人應注意一些做事的基本原則,這些方法,能使你的行動更富有效率。

做事有一種“截止日期心理”,就是知道“緊急的事情交給最忙的人做”往往會更有效率。因為忙碌的人往往有“什麼時候之前要完成什麼事情”的概念。提高工作效率,不但更有成就感,同時可以生出更多屬於自己的時間。沒有截止日期的工作,不要期待有成果。一般來說,如果沒有定下期限,就會有“有空就做”這樣曖昧不明的想法。人的惰性就是“反正不記得有事情,現在就不做”。

前美國財務顧問協會的總裁劉易斯·沃克,在一次接受一位記者有關穩健投資方麵的采訪。他們聊了一會兒後,記者問道:“到底是什麼因素使人無法成功?”沃克回答:“模糊不清的目標。”記者請沃克進一步解釋。沃克說:“我在幾分鍾前就問你,你的目標是什麼?你說希望有一天可以擁有一棟山上的小屋,這就是一個模糊不清的目標。問題就在‘有一天’的表述不夠明確,因為不夠明確,成功的機會也就不大。”

“如果你真的希望在山上買一間小屋,你必須先找出那座山,算出小屋的價值,然後考慮通貨膨脹,算出五年後這棟房子值多少錢;接著你必須決定,為了達到這個目標每個月要存多少錢。如果你真的這麼做,你可能在不久的將來就會擁有一棟山上的小屋。但如果你隻是說說,夢想就可能不會實現。夢想是愉快的,但沒有配合實際行動計劃的模糊夢想,則隻是妄想而已。”

如果你製定了遠期或近期的目標,一定要把它們具體化,例如:

目標一:參加聚會活動擴展人脈

數據化:每月參加一次聚會活動,交換五十張名片,其後從中選出十位有交流誠意的人聯絡,從中選出五人深交。

目標二:有重點的企劃書

數據化:以四十字乘三十行的兩張A4紙完成企劃書。

目標三:言之有物

數據化:自我訓練在發言之前以三百字歸納結論。

目標四:與不苟言笑的上司加強溝通

數據化:一天逗上司笑一次,所以這星期要準備三個笑點。同時一星期與上司共進一次午餐。

目標五:提高部署的動機

數據化:準備三個激勵方案,每個方案不超過一萬元。

在時間管理上,成功者有“給我重點其餘免談”,或“現在最重要又緊急的事情是什麼”的習慣。這種思考的整理,就是集中思考力的方法。人腦其實是很奇妙的,我們不去限製它,它會無限製展開漫無目的的思考,所以要隨時有“重點是什麼”的思考訓練。

心理學中,有一個名詞叫做“自動思考”。意思是說,人在不得誌的時候,腦子裏常會出現“這下完了”等負麵思考,使人陷入“想太多”的思考方式中無法逃脫。相反,時時養成“重點是什麼”的自動思考方式,可以避免不必要的杞人憂天。

例如,在與人初次見麵時,讓腦中狀態時時出現:“我和此人會麵的重點是什麼?”以避免不必要的時間浪費。當工作犯錯時,將腦中的狀態從“這下要被炒魷魚了”的負麵思考換成“犯錯誤是事實,承認錯誤”的重點是思考,接著思考“如何善後”。

人可以分成兩種,老實人將事實當做命運,聰明人把眼前的事實當做是自己的選擇與責任。這兩種人對待問題的方法也大不相同,前者會想:“這是宿命,我沒辦法解決。”後者會想:“隻有你可以解決這個問題,所以問題才會找上你。”

古人言:“欲速則不達。”在做一件事情時,用多少時間並不重要,重要的是你是否“連貫而沒有間斷”地去做。

老實人總是被動做事

主動是一種對成功的渴望,是一種極珍貴的品質,能使人變得更加積極,更加敏捷。

老實人隻做被安排的“分內”工作,認為自己並沒有義務做職責範圍以外的事,因此很難突破自己。

主動工作的人,會學到比別人更多的經驗,這些經驗成為他向上發展的基石,即使日後換了工作單位,從事不同的行業,豐富的經驗和良好的工作方法也會給他幫助。

工作需要積極主動的精神,需要熱情和行動,以這樣的態度對待工作,才可能獲得工作給予你的獎賞。

張超生活在一個工薪家庭中,家中兄弟姐妹較多,他高中畢業便不得不放棄上大學的機會,到一家百貨公司打工。但是,他不甘心就這樣下去,每天在工作中不斷學習,想辦法充實自己,努力改變自己的工作境況。

經過幾個星期的仔細觀察,他注意到主管每次總要認真檢查進口的商品賬單。那些賬單都是法文和德文,他便在每天上班時仔細研究那些賬單,努力鑽研學習與商務有關的法文和德文。

有一天,主管十分疲憊和厭倦。看到這種情況,張超主動要求幫助主管檢查。

由於幹得實在太出色,以後的賬單自然就由他接手了。

過了兩個月,他接受一個部門經理的麵試。經理說:“我在這個行業幹了40年,根據我的觀察,你是唯一一個每天要求自己不斷進步,不斷在工作中改變自己以適應工作要求的人。從公司成立開始,我一直從事外貿工作,也一直想物色一個像你這樣的助手。因為這項工作涉及的麵太廣,工作比較繁雜,需要的知識很龐雜,對工作的適應能力要求也特別高。我們選擇了你,認為你是一個十分合適的人選,我們相信公司的選擇沒有錯。”

盡管張超對這項業務一竅不通,但是,他憑著對工作不斷鑽研的精神,讓自己的能力不斷提高。半年後,他已經完全可以勝任這項工作。一年後,他接替了那位經理的工作,成了這個部門的經理。

李彬在一家商店負責記錄顧客的購物款,他一直認為自己完成了自己應該做的事,是一個非常優秀的員工。於是向老板提出了升職要求,沒想到老板拒絕了他,理由是他做得還不夠好。李彬非常生氣。

一天,李彬像往常一樣,做完了工作和同事站在一邊閑聊。

正在這時,老板走了過來,示意李彬跟著他,開始整理那些訂出去的商品,又走到食品區,清理櫃台,將購物車清空。

李彬驚訝地看著老板的舉動,過了很久才明白老板的用意:如果你想獲得加薪和升遷的機會,就得永遠保持主動做事的精神,哪怕你麵對的是多麼無聊或毫無挑戰性的工作。

主動永遠是成功者的信條。主動,就是隨時準備把握機會,展現超乎他人要求的工作熱情,擁有為了完成任務、必要時不惜打破常規的判斷力,不讓自己成為工作的旁觀者。

拿破侖·希爾曾經說過:“自覺自願是一種極為難得的美德,它驅使一個人在沒有人吩咐應該做什麼事之前,就能主動地做應該做的事。”

失敗的老實人不但不會主動做老板沒有交代的工作,甚至連老板交代的工作也要一再督促才能勉強做好。這種人大半輩子都在辛苦地工作,卻得不到提拔和晉升。反之,聰明的老實人在工作中抱著積極主動的態度,努力改進自己的工作,鞭策自己不斷前進,使自己從激烈的競爭中脫穎而出。

如果想獲得更多的報酬,得到更大的發展空間,就必須永遠保持主動超前的精神,即使麵對缺乏挑戰或毫無樂趣的工作。當養成了這種主動工作的習慣之後,你就可以用行動證明自己是一個勇於承擔責任、值得信賴的人。

一個來自偏遠山區的打工妹,由於沒有特殊技能,選擇了餐館服務員這個職業。在常人看來,這是一個不需要技能的職業,隻要招待好客人就可以了,看起來實在沒有什麼需要投入的。

這個小姑娘恰恰相反,她從一開始就表現出了極大的耐心,並且徹底將自己投入到工作中。一段時間以後,她不但熟悉了常來的客人,而且掌握了他們的口味,隻要客人光顧,她總是千方百計使他們高興而來,滿意而去。這不但贏得了顧客的交口稱讚,也為飯店增加了收益——她總是能夠使顧客多點一兩道菜,並且在別的服務員隻能照顧一桌客人的時候,她卻能夠獨自招待幾桌客人。

就在老板逐漸認識到其才能,準備提拔她做店內主管的時候,她卻婉言謝絕了這個任命。原來,一位投資餐飲業的顧客看中了她的才幹,準備與她合作,資金完全由對方投入,她負責管理和員工培訓,並且鄭重承諾:她將獲得新店25%的股份。

現在,她已經成為一家大型餐飲企業的老板。

相對那些隻知道招呼客人的服務員而言,這位小姑娘的積極和主動無疑是獲得發展機遇的最大原因。

現代社會,激烈的競爭環境呈現出越來越多的變數,任何一個公司都需要主動做事的員工,而那些事事等待老板吩咐的員工,猶如站在危險的流沙上,早晚會被淘汰。

率先主動,做一個自動自發的人。對一個老板而言,他需要的絕不是那種循規蹈矩卻不能夠積極主動工作的員工。真正優秀的員工還會比老板更積極、主動地工作。

對於員工而言,能準確掌握老板的指令,並主動發揮自身的智慧和才幹,把指令內容做得比老板預想的還要好,升遷晉級自然指日可待。